Lista organów uprawnionych do przeprowadzenia kontroli w naszym przedsiębiorstwie jest dość długa – liczy kilkadziesiąt pozycji. Począwszy od kontroli skarbowej, przez kontrolę podatku VAT, podatku dochodowego, nadzoru budowlanego, po kontrolę sanitarną.

Oczywiście w praktyce nie grożą nam wszystkie. Najbardziej prawdopodobne są kontrole Państwowej Inspekcji Pracy, która sprawdza m.in. legalność zatrudnienia i najczęściej dokładnie prześwietla listy płac. Ich inspektor ma prawo przeprowadzić kontrolę nawet pod nieobecność właściciela i oglądać wszystkie pomieszczenia. Musi mieć dostęp do wszystkich dokumentów, a nawet kserokopiarki, faksu itp. Większość kontroli to inspekcje specjalistyczne np. inspekcja sanitarna czy wizyta nadzoru budowlanego.

Brzmi poważnie? Niekoniecznie. Każda kontrola musi być przeprowadzona według zasad, które dokładnie reguluje ustawa o swobodzie działalności gospodarczej.

Co musimy wiedzieć

Przede wszystkim to, że organ kontrolujący ma obowiązek powiadomić nas wcześniej o planowanej kontroli w firmie. Ustawa gwarantuje nam czas, podczas którego przygotujemy firmę do inspekcji, żeby ta nie zakłóciła pracy. Będziemy mieć na to siedem dni. Jeśli po upływie trzydziestu dni od otrzymania powiadomienia, kontrolerzy się nie zjawią, organ ma obowiązek wysłać kolejne powiadomienie.

Jak od każdej reguły, i od tej są wyjątki. Kontrolerzy mogą pojawić się bez zapowiedzi, jeśli zaistniało podejrzenie popełnienia przestępstwa, istnieje prawdopodobieństwo zagrożenia dla zdrowia lub środowiska naturalnego. Bez uprzedzenia mogą wejść do zakładu również m.in. inspektorzy kontrolujący zwrot podatku VAT i pracownicy Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (Urząd chroni zbiorowy interes konsumentów, przeciwdziałając powstawaniu monopoli w branżach). W tych przypadkach inspektor musi okazać legitymację stosownego organu.

Dodatkowo, każdy kontroler musi legitymować się upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie ma zawierać tzw. „zakres przedmiotowy” kontroli, czyli listę rzeczy, które inspektor może prześwietlić. Musimy przeczytać ten punkt dokładnie i udostępnić tylko wymienione w nim dokumenty, pomieszczenia itp.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej gwarantuje nam prawo do jednej kontroli w danej chwili. Wyjątek stanowią kontrole zwrotu podatku VAT i sytuacji zagrożenia życia.

Dokładnie opisany jest za to czas trwania prześwietlenia naszej firmy przez urzędników. Jeśli zatrudniamy mniej niż 10 pracowników, a nasze przychody nie przekraczają 2 mln euro, urzędnicy mają 12 dni roboczych na przeprowadzenie kontroli. Zatrudnienie do 50 pracowników i przychody do 10 mln euro to kontrola maksymalnie do 18 dni roboczych. Jeśli pracuje u nas do 250 pracowników i osiągamy przychody do 50 mln euro – 24 dni robocze. Jeśli zatrudnienie i przychody przekraczają kolejno 250 pracowników i 50 mln euro, czas na przeprowadzenie inspekcji wydłuża się do 48 dni roboczych.

Wyjątki? Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, kontrole VAT, kontrole podatkowe, które można przedłużać.

Co możemy zrobić?

Oprócz udostępnienia wszystkich wymaganych dokumentów i zapewnienia kontrolerowi spokoju pracy – niewiele. Mamy prawo zgłosić pisemny sprzeciw do urzędu przeprowadzającego kontrolę, jeśli w naszym przedsiębiorstwie obecnie trwa inna inspekcja albo kontrola przedłuża się ponad określony ustawowo czas.

Z chwilą wniesienia sprzeciwu organ kontrolujący ma obowiązek przerwać kontrolę do czasu rozpatrzenia wniosku. Ma na to trzy dni. Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony na naszą korzyść, inspekcja zostaje oddalona. Jeśli nie, możemy ratować się złożeniem zażalenia, jednak w tym wypadku kontroler nie przerywa inspekcji. Kiedy kontrolerzy wchodzą do firmy w celu zapobiegnięcia przestępstwu, nie mamy prawa do składania sprzeciwu.

Po upływie czasu na przeprowadzenie kontroli i jej zakończeniu, urzędnicy mają obowiązek sporządzić z niej protokół dla organu, dla którego pracują. Mamy do niego prawo wglądu, możemy też zgłaszać pisemne zastrzeżenia (jeśli uważamy, że nie zgadza się on z tym, co ustalili inspektorzy), do których protokołujący muszą się odnieść.

Jeśli protokół mówi, że w firmie nie występują nieprawidłowości –  wszystko w porządku. Jeśli jest inaczej, organ państwowy odpowiedzialny za inspekcję wydaje decyzję w sprawie przedsiębiorstwa. Możemy się od niej odwołać do instytucji wyższej instancji lub do sądu.

Na szczęście, nie wszystkie inspekcje spędzają sen z powiek. Jeśli prowadzimy firmę odpowiedzialnie i zgodnie z prawem, żadna kontrola nie będzie nam straszna.

Źródło:
lodz.gazeta.pl/lodz/1,98056,7531982,Kontrola_w_firmie.html